Vos données dans Flotiqo

Qui contacter ?

QUICKLY DRIVE SRL, 897 Chaussée d’Alsemberg, 1180 Uccle, Belgique, numéro d’entreprise BE 0688.782.647, édite Flotiqo et gère les comptes du service. Pour une question ou une demande concernant vos données : contact@flotiqo.com.

Votre société choisit les données de flotte qu’elle ajoute et les personnes qu’elle autorise. Pour les dossiers professionnels qu’elle vous rattache, contactez aussi son gérant. L’identité de l’éditeur est distincte de celle de votre employeur ou de votre flotte.

Ce que le service utilise

Le compte utilise votre nom, votre adresse e-mail, votre mot de passe sous forme d’empreinte, vos rôles et vos sociétés autorisées. Les sessions et les événements nécessaires à la sécurité permettent de reconnaître votre connexion et de limiter les accès non autorisés.

Selon les fonctions utilisées, les dossiers contiennent les profils de société et de chauffeur, des revenus, espèces, courses, durées d’activité, consommations, décomptes, paiements, contrats, éléments de paie, factures, justificatifs et informations comptables. Les champs absents ne sont pas déduits automatiquement.

Les dossiers salariés peuvent notamment contenir les nom et prénom, coordonnées, adresse, date de naissance, numéro NISS ou BIS, IBAN, contrat, horaires, prestations, absences et rémunérations. La situation familiale et les personnes à charge peuvent être renseignées pour les calculs de paie, ainsi que les indications de handicap prévues dans ce dossier. Les motifs d’absence et les justificatifs joints peuvent révéler des informations de santé. Ces informations proviennent des saisies et pièces ajoutées par les personnes autorisées ; la présence d’un champ ne signifie pas qu’il a été renseigné.

Autorisation pour les déclarations ONSS

Si votre société demande ce service, Flotiqo conserve son identité légale, la personne déclarée habilitée à signer, la convention acceptée avec sa version, son auteur et sa date, le suivi de la demande et les procurations PDF officielles et signées ajoutées au dossier. Une communication de paiement facultative peut aider l’équipe à retrouver un numéro employeur ; elle ne devient pas automatiquement ce numéro.

Ces données servent à préparer la démarche, contrôler les droits et conserver les preuves. Si vous demandez un transfert de prestataire social, nous conservons également les coordonnées professionnelles du prestataire indiqué, votre autorisation versionnée, la proposition de reprise et votre décision. Ces données permettent à l’équipe d’organiser la transition dans les limites que vous avez acceptées. L’autorisation de préparer le transfert ne résilie pas votre contrat et ne modifie pas votre relation comptable. Les échanges externes et formalités officielles restent des opérations distinctes, réalisées après les contrôles et accords nécessaires. Le PDF sélectionné pour être ajouté est transmis au stockage privé de Flotiqo. L’équipe effectue séparément les opérations officielles dans MAHIS ; accepter la convention ou ajouter un PDF ne transmet aucune déclaration sociale. Les documents et accords sont disponibles dans l’export de la société. Les notes de contrôle internes restent réservées aux personnes chargées du dossier ; la conservation et la clôture suivent les règles précisées ci-dessous.

Quand vos documents sont transmis

Pour un relevé mensuel, la sélection du PDF le transmet immédiatement au serveur Flotiqo pour analyse, avant la confirmation de son enregistrement. Vous vérifiez les propositions, puis confirmez la conservation du PDF et des montants. Pour un justificatif, le fichier ou la photo est transmis lorsque vous confirmez son envoi.

Dans « Bulletins antérieurs », le choix d’un PDF à importer le transmet au serveur et enregistre l’original dans le dossier du salarié sélectionné avant la confirmation des valeurs historiques. L’analyse propose ensuite des rubriques à vérifier. Abandonner cette vérification n’efface pas le PDF déjà reçu ; un échec de l’analyse peut également laisser l’original conservé. La confirmation des valeurs est une étape distincte de l’enregistrement du document.

Les fichiers et photos que vous choisissez peuvent contenir des métadonnées, notamment une date, un auteur, des informations sur l’appareil ou une localisation. Flotiqo conserve les originaux transmis sans supprimer systématiquement ces métadonnées. La présence éventuelle d’une localisation dans un fichier est distincte de l’utilisation du GPS de votre appareil.

Ces analyses PDF sont effectuées sur le serveur Flotiqo, sans envoi à un service d’intelligence artificielle ou d’OCR externe. Les valeurs absentes ou ambiguës restent à vérifier. Lorsqu’un bulletin historique est remplacé, ses anciennes versions et les propositions de comparaison déjà créées restent conservées avec leurs sources. Une comparaison ne modifie pas à elle seule une paie clôturée, un paiement ou une déclaration.

Pourquoi ces données sont utilisées

Elles servent à fournir l’espace demandé, appliquer les droits d’accès, conserver les pièces choisies, afficher les calculs et leurs sources, et assister les utilisateurs. La gestion du compte sert à exécuter le service demandé ; la protection des accès et la prévention des abus répondent à la sécurité du service. Les obligations comptables et sociales propres aux données de flotte relèvent aussi de la société qui les gère.

Les calculs affichés assistent la gestion. Ils ne constituent pas à eux seuls une décision de recrutement, un paiement, ni le dépôt d’une déclaration officielle. Une vérification humaine reste nécessaire avant ces actions.

Accès et prestataires

Les données d’une flotte sont accessibles selon les rôles attribués à ses utilisateurs. Le chauffeur consulte les informations qui lui sont autorisées ; le gérant et les autres intervenants consultent les dossiers permis par leur rôle. L’assistance technique n’est pas un accès accordé à toutes les flottes clientes.

Flotiqo utilise Cloudflare pour exécuter le service et stocker les données et documents. Resend transmet les messages de compte : il reçoit votre adresse e-mail, l’objet et le contenu du message, qui peut inclure un lien privé de vérification ou de récupération. Les documents de flotte ne sont pas transmis par ce flux.

L’envoi Resend est configuré depuis l’Irlande. Selon sa documentation, le contenu des messages, les journaux de livraison et les données de compte sont stockés aux États-Unis, indépendamment de la région d’envoi. Pour le plan utilisé, Resend annonce une conservation des e-mails et journaux jusqu’à 30 jours, avec des sauvegardes conservées 7 jours. Ces durées ne fixent pas celles des dossiers métier Flotiqo. Son accord de traitement des données inclut les clauses contractuelles types européennes pour les transferts. Voir les informations de Resend sur la résidence, la conservation et le traitement des données et les sauvegardes et mesures de sécurité.

Une connexion à un fournisseur dépend de l’autorisation donnée à cette connexion et de ses fonctions disponibles. Un connecteur affiché comme indisponible ne signifie pas que ses données ont été récupérées.

Les prestataires peuvent faire intervenir une infrastructure internationale. Le choix d’une région pour un stockage ne garantit pas que tous les traitements techniques aient lieu uniquement dans cette région. Les informations de ces prestataires sont disponibles chez Cloudflare et Resend.

Abonnement et paiement, si activés

Lorsque la facturation Stripe est configurée et que vous ouvrez le parcours d’abonnement, Flotiqo transmet à Stripe l’adresse e-mail du compte ou sa référence client existante, ainsi que l’identifiant et le nom de la société nécessaires à la facturation. Stripe recueille les informations de paiement et de facturation demandées dans son propre formulaire, notamment l’adresse de facturation et, le cas échéant, le numéro de TVA.

Flotiqo conserve les références client et abonnement, le statut et les événements nécessaires au suivi du paiement. Le journal conserve aussi une copie partielle du contenu des événements reçus de Stripe, qui peut inclure les coordonnées de facturation renseignées auprès de ce service. Le formulaire Flotiqo ne reçoit pas le numéro complet de votre carte bancaire. Les bulletins de paie, relevés de chauffeurs et justificatifs de flotte ne sont pas envoyés à Stripe pour ce seul abonnement. Si ce parcours n’est pas activé ou utilisé, cette description ne signifie pas qu’un paiement ou un transfert a déjà eu lieu.

Les traitements de Stripe sont décrits dans sa politique de confidentialité. Les conditions d’abonnement et le contrat RGPD client ont des fonctions distinctes ; leur publication ne vaut pas acceptation d’un abonnement ou autorisation de nouveaux traitements.

Messages du compte et de facturation

Lorsqu’ils sont activés, les messages transactionnels concernent la vérification de l’adresse, la création du compte, un changement de mot de passe, une connexion réussie et les événements de facturation confirmés. Ils ne sont pas des messages publicitaires. Les avis de connexion ne permettent pas, à eux seuls, de déterminer si une personne est autorisée à utiliser un appareil.

Resend reçoit l’adresse destinataire et le contenu nécessaire au message. Les avis de paiement sont adressés aux propriétaires actifs dont l’adresse est vérifiée ; ils peuvent contenir le nom de la société, le montant et la référence de facture, mais pas les dossiers de paie ou les justificatifs de flotte. Aucun mot de passe, jeton de session ni adresse IP brute n’est ajouté à ces avis. Un lien confidentiel de récupération ou de vérification apparaît uniquement dans le message demandé pour cette action.

Le serveur conserve l’état des envois pour traiter les échecs et éviter les doublons. Pour les notifications de bienvenue, de sécurité et de facturation terminées ou placées en revue, le contenu et les copies d’adresses sont effacés lors de la maintenance après 30 jours ; les références techniques et les résultats restent disponibles pour le suivi et la revue de conservation. La suppression du compte efface ces copies immédiatement. Cette règle locale ne détermine pas la durée appliquée par le prestataire d’e-mail.

Assistance avec ou sans IA

Dans l’aide connectée, vous pouvez envoyer une question à l’assistant IA Claude, fourni par Anthropic, ou choisir directement notre équipe sans passer par l’IA. L’envoi à l’assistant transmet votre texte, les échanges récents utiles et un contexte limité à la société et à votre rôle. Sur le site, pour les rôles autorisés, ce contexte peut aussi comprendre l’état des services, les crédits et les dernières commandes. Ces informations commerciales ne sont pas transmises par le parcours mobile.

Les documents, bulletins, NISS et IBAN des dossiers ne sont pas joints automatiquement à l’assistant. Le texte que vous saisissez peut toutefois contenir des données personnelles : décrivez le problème sans mot de passe, clé, lien de connexion privé, numéro national ou détail médical. L’assistant ne modifie pas vos dossiers, ne paie rien et n’envoie aucune déclaration. Ses réponses peuvent être inexactes ; vous pouvez demander une prise en charge humaine.

Les échanges sont conservés dans Flotiqo pour suivre la demande et sont accessibles à l’équipe habilitée. Un passage à l’équipe peut transmettre par Resend votre adresse de compte, la société, le motif et un extrait du message ; une réponse humaine peut aussi être envoyée par e-mail. La réception d’un e-mail n’est pas garantie : la conversation reste consultable dans l’app ou sur le site. La suppression du compte masque le contenu de ses conversations en base, avec conservation de références techniques ; elle ne supprime pas les copies déjà reçues par e-mail.

Pour son API commerciale, Anthropic indique ne pas utiliser les échanges pour entraîner ses modèles par défaut et supprimer les entrées et sorties dans les 30 jours, avec des exceptions notamment pour les obligations légales et la prévention des abus. Ce délai est celui du prestataire, pas celui de l’historique Flotiqo. Les traitements peuvent être internationaux ; aucune conservation zéro ni localisation exclusivement européenne n’est annoncée. Les règles de conservation et d’effacement de votre demande restent accessibles auprès de notre contact confidentialité.

Informations du prestataire : conservation API, entraînement des modèles et accord de traitement des données.

Pilote fermé de recrutement

Ce module est désactivé par défaut et réservé aux comptes invités lorsqu’un pilote est ouvert. Sa présence dans cette politique n’active pas le service et ne collecte aucune position des visiteurs. Sur invitation, un chauffeur peut créer un profil personnel indépendant d’une société. Il choisit sa visibilité, ses disponibilités, ses qualifications déclarées et les types de collaboration recherchés. Une candidature transmet ces informations à la seule société concernée. Les données des précédents employeurs, les dossiers de paie, les informations médicales et les revenus des plateformes ne sont pas repris dans ce profil.

Si vous choisissez « Utiliser ma position », le navigateur ou le téléphone demande votre permission. Le point est utilisé une seule fois, après votre confirmation, pour comparer la proximité des relèves. Aucun suivi en arrière-plan n’est effectué. Le serveur conserve ce point privé pour les recherches demandées ; l’autre partie voit uniquement une zone de proximité, jamais les coordonnées. La commune doit rester une indication générale : ne saisissez pas votre adresse complète dans les champs visibles. Un délai limite les changements de point et de rayon pour réduire les recherches par recoupement.

La recherche facultative d’une rue proche, déclenchée par un bouton, transmet uniquement la rue et la commune saisies au service Photon exploité par Komoot, à partir des données OpenStreetMap. N’y saisissez pas de numéro de maison ni d’adresse privée complète. Flotiqo n’y transmet ni identité de compte ni coordonnées GPS. Le repère choisi et confirmé est conservé dans votre point privé ; le rayon calculé depuis ce repère reste une estimation, et le lieu exact doit être convenu dans les échanges. Aucun service de cartographie tiers ne reçoit automatiquement votre position en ouvrant l’écran. Le service de recherche peut être indisponible ; le GPS sur demande et la saisie à confirmer restent disponibles.

Le pilote utilise des règles explicites et ne transmet pas les profils à une IA. Les préférences ne remplacent pas la vérification des titres professionnels et des autorisations du véhicule. Les messages et les conditions acceptées sont accessibles aux deux parties. Un signalement ferme la relation et permet son examen par l’équipe habilitée ; les échanges et signalements ne déclenchent aucun e-mail de recrutement. L’accès personnel peut utiliser un lien e-mail de preuve d’adresse, uniquement lorsque l’envoi transactionnel est activé.

Vous pouvez retirer votre recherche, exporter votre profil et effacer son contenu dans Recrutement, y compris après l’arrêt du pilote. Le retrait conserve les échanges déjà initiés mais masque votre profil actualisé ; l’effacement supprime le profil, les messages, les conditions des candidatures et les brouillons d’entrée du module. Les candidatures sont closes ; des références minimales restent conservées pour empêcher leur réouverture et les abus : identifiants de candidature et d’offre, état clos et dates, sans coordonnées géographiques, messages ni conditions. Ces références sont distinguées du contenu dans votre export et font l’objet d’une revue de conservation ; contactez notre assistance pour exercer vos droits. Un horodatage sans coordonnées reste jusqu’à la suppression du compte afin de protéger le délai de modification géographique. Les documents professionnels créés séparément par un employeur suivent leur propre régime de conservation. Votre export comprend vos propres signalements et identifie les auteurs des messages sans exposer leurs adresses e-mail. L’effacement neutralise le texte des signalements que vous avez émis ; les références de blocage restent réservées à l’équipe habilitée. Leur durée de conservation, comme celle des références minimales, doit être fixée avant l’accueil de participants réels.

Sur votre appareil

La connexion mobile conserve son jeton dans le stockage sécurisé du système. Les brouillons de justificatifs peuvent rester dans le cache privé de l’app, séparés par compte et par société ; un brouillon n’est pas encore une pièce reçue par le serveur. La déconnexion ne supprime pas les documents de votre société.

L’app n’a pas besoin du microphone ni de vos contacts. La localisation est facultative, uniquement sur demande pour le pilote de recrutement décrit ci-dessus. La caméra n’est utilisée que si vous choisissez de photographier un justificatif. Aucun suivi publicitaire entre applications n’est intégré aux fonctions actuelles. Le site utilise un cookie nécessaire à la session de connexion.

Conservation et suppression

Les informations du compte sont conservées pendant son utilisation. Dans Mon compte, vous pouvez enregistrer une demande puis finaliser la suppression avec votre mot de passe et une confirmation distincte du périmètre affiché. Après réussite, le nom et l’adresse de connexion sont retirés du compte, le mot de passe est supprimé, les sessions sont fermées et les accès personnels révoqués. Une référence technique pseudonymisée reste liée aux opérations et au suivi ; cette opération ne signifie pas l’effacement de toute mention de la personne dans les dossiers professionnels.

Les espaces dont vous êtes seul propriétaire sont affichés avant la confirmation finale. Si vous confirmez leur clôture, les accès de leurs membres et les invitations sont révoqués, et les collectes locales sont arrêtées. Les autres comptes utilisateurs ne sont pas supprimés. Les démarches externes nécessaires, notamment une résiliation Stripe ou une révocation Chift, sont suivies séparément et peuvent rester en attente de confirmation du fournisseur.

Les pièces, historiques et écritures de société restent séparés de l’identité de connexion. Dans un espace clôturé, ils sont isolés pour restitution et revue de conservation par catégorie. Une obligation de conservation doit être rattachée à la nature de la pièce, à la partie qui en est responsable et à une durée ou un critère précis ; leur présence n’autorise pas une conservation indéfinie. Les copies techniques, journaux et données de facturation doivent aussi être pris en compte dans cette revue. Aucune durée générale identique pour tous ces dossiers n’est annoncée.

Voir les étapes de suppression, la confirmation finale et les données qui restent à traiter. La suppression du compte, la clôture d’un espace et la purge de ses archives sont des opérations distinctes.

Exercer vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la correction, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité de vos données lorsque ces droits sont applicables. Écrivez à contact@flotiqo.com en indiquant l’adresse de votre compte et votre demande, sans mot de passe ni clé d’API. Une vérification proportionnée de votre identité peut être nécessaire.

Une réponse à une demande concernant vos droits doit être apportée dans le délai applicable, normalement un mois ; une éventuelle prolongation doit être expliquée. Vous pouvez également contacter l’Autorité de protection des données belge.