Flotiqo

Conditions générales d’abonnement professionnel

Flotiqo — version 2026-10-25 — proposition 4

Document proposé pour les abonnements professionnels. Le bon de commande et les annexes doivent être complétés et expressément acceptés avant leur application. Cette page n’active aucun abonnement, ne constate aucune signature et ne modifie pas, à elle seule, un contrat existant. Vous pouvez conserver ou imprimer cette version.

Les annexes indiquées « à compléter » font partie du document. Pour préparer un exemplaire client : contact@flotiqo.com. La fonction d’impression du navigateur permet de conserver une copie.

1. Parties et usage professionnel

Flotiqo est fourni par QUICKLY DRIVE SRL, 897 Chaussée d’Alsemberg, 1180 Uccle, Belgique, BCE/TVA BE 0688.782.647, contact : contact@flotiqo.com, ci-après « l’Éditeur ». Le « Client » est la personne morale ou l’entreprise professionnelle identifiée au bon de commande. La personne qui accepte le contrat pour le Client doit avoir le pouvoir de l’engager.

Le service est destiné à la gestion professionnelle de flottes. L’éditeur du logiciel est distinct des sociétés dont les dossiers sont gérés dans Flotiqo. L’accès d’un utilisateur à plusieurs sociétés ne fusionne pas leurs données ni leurs responsabilités. Ces conditions ne privent pas une personne des protections impératives auxquelles sa qualité réelle lui donne droit.

2. Formation, version et ordre des documents

Le contrat comprend le bon de commande accepté, les présentes conditions dans la version désignée, la description des fonctions souscrites et le contrat de sous-traitance RGPD avec ses annexes complétées. L’Éditeur remet ces documents sur un support permettant leur conservation avant acceptation. Les parties conservent la preuve de l’identité du signataire, de son pouvoir, de la date et des versions acceptées.

La consultation du site, une connexion, l’import d’un document ou un paiement ne constituent pas, à eux seuls, la preuve d’acceptation de cette nouvelle version. Un parcours de paiement ne remplace pas la remise et l’acceptation des documents contractuels.

Les stipulations particulières expressément convenues priment sur les conditions générales. Le contrat RGPD prime pour le traitement des données personnelles ; aucune stipulation commerciale ne réduit les droits impératifs des personnes concernées. La notice de confidentialité explique les traitements de l’Éditeur, sans constituer une autorisation générale de traiter les dossiers du Client.

3. Service souscrit et limites des connexions

Flotiqo propose, selon les fonctions souscrites et les droits de l’utilisateur, un espace web et mobile de suivi des flottes : chauffeurs, revenus et activité, carburant, décomptes, pièces et relevés, comptabilité, TVA et dossiers sociaux. Le bon de commande précise les fonctions disponibles pour le Client, leurs limites et les éventuelles fonctions en essai.

Une connexion à un fournisseur nécessite un accès valable du Client et, selon le fournisseur, une autorisation ou une formule compatible. Une carte de connexion visible ne garantit ni l’accès à une API, ni la récupération de tous les documents, ni une synchronisation en temps réel. Les périodes couvertes, dates de lecture, erreurs et données manquantes doivent être prises en compte.

Dans le fonctionnement actuel, les collectes fournisseurs sont manuelles. L’activation future d’une collecte automatique exige un choix explicite et documenté du Client, un périmètre défini et une fonction effectivement disponible. Le contrat ne vaut pas instruction de lancer une collecte. Les autorisations peuvent être retirées ; l’arrêt des nouveaux accès n’efface pas les pièces déjà acquises.

L’Éditeur réalise les prestations convenues avec diligence et signale les limites connues. Aucun accès fournisseur non obtenu, maintien permanent d’une session, délai de rétablissement ou taux de disponibilité chiffré n’est promis sans engagement spécifique accepté.

4. Contrôle des pièces, calculs et actes officiels

Le Client vérifie l’identité de la société, le salarié ou chauffeur, la période, les pièces et les montants avant validation. Une valeur inconnue reste distincte de zéro. Une analyse de PDF propose des informations à contrôler ; elle n’atteste pas l’authenticité ou l’exactitude du document.

Les simulations de paie, clôtures, propositions de régularisation et déclarations sont des étapes distinctes. Une simulation n’est pas un bulletin officiel, une proposition ne corrige pas automatiquement une paie clôturée, et un document affiché n’atteste pas un dépôt auprès d’une administration. Aucun paiement, clôture, envoi au comptable ou dépôt officiel n’est autorisé par la seule souscription.

Le Client conserve la responsabilité des informations qu’il fournit et des validations relevant de son rôle d’employeur ou de gestionnaire. Flotiqo n’est pas, du seul fait de ces fonctions, un secrétariat social agréé, un expert-comptable mandaté ou le représentant du Client auprès d’une administration. Les obligations de contrôle du Client n’exonèrent pas l’Éditeur de ses propres erreurs ou obligations contractuelles.

4 bis. Mission et mandat ONSS — Dimona et DmfA

Si cette prestation est expressément retenue dans une convention de mission acceptée par les deux parties, QUICKLY DRIVE SRL intervient comme prestataire de services sociaux pour préparer et, après validation du Client, transmettre ses déclarations Dimona et DmfA, consulter leurs réponses et préparer les corrections convenues. Cette mission ne confère pas la qualité de secrétariat social agréé et ne comprend ni paiement de cotisations, ni autre déclaration ou représentation sans mandat distinct. Un abonnement, l’acceptation de ces conditions ou la clôture d’une paie ne créent pas ce mandat.

Avant toute transmission, les parties vérifient l’identification de QUICKLY DRIVE SRL comme prestataire auprès de l’ONSS, les accès nécessaires et la disponibilité du canal de production. La convention précise le Client mandant, les tâches, les groupes d’applications, les périodes, les interlocuteurs habilités, les échéances de remise et de validation ainsi que le prix convenu. Cette clause ne constitue pas la preuve que ces conditions techniques et administratives sont déjà remplies.

Le mandat doit être enregistré et validé dans MAHIS selon la procédure applicable : validation par les deux parties dans le service sécurisé ou procuration régulièrement signée et acceptée. Son périmètre, son statut et ses trimestres de validité sont vérifiés avant utilisation. Pour une mission DmfA, les groupes associés Dimona et Flexi At Work doivent également être mandatés, selon les règles MAHIS ; les tâches exécutées restent celles de la convention de mission. Un changement de prestataire est organisé avec le Client selon les règles MAHIS ; Flotiqo ne remplace pas de sa propre initiative un mandataire existant.

Chaque envoi, y compris une correction ou une annulation, exige une action explicite d’un représentant habilité du Client sur la version précise à transmettre. Le Client contrôle l’employeur, les travailleurs, la période, les prestations et les montants concernés. Toute modification après validation impose une nouvelle validation avant envoi. L’existence d’un mandat ne dispense pas de cette étape et aucune relance automatique ne vaut autorisation de modifier la déclaration.

QUICKLY DRIVE SRL conserve les éléments utiles de la mission : mandat et périodes de validité, version validée, identité du validateur, date, référence de transmission et réponses reçues. Un fichier préparé, un dépôt technique et l’acceptation de la déclaration par l’ONSS sont des états distincts. Le Client reçoit les récépissés, statuts, anomalies et demandes de correction disponibles ; aucun succès n’est annoncé sans la réponse correspondante. En cas de blocage ou de rejet, les parties coordonnent les suites et les échéances sans inventer une acceptation.

Le Client peut demander à tout moment la fin de cette mission à contact@flotiqo.com et engager la clôture du mandat dans MAHIS ou auprès de l’ONSS selon la procédure applicable. QUICKLY DRIVE SRL accuse réception de la demande et accompagne les formalités, en identifiant les transmissions en attente et les obligations à organiser pendant la transition. La date effective de clôture administrative dépend du trimestre de validité et des règles MAHIS ; elle n’est pas nécessairement la date du message ou de la résiliation de l’abonnement. Les parties vérifient la notification de clôture et conviennent de la transition, des déclarations encore dues, des corrections et de la remise des archives. Toute intervention pendant cette transition reste limitée aux droits effectifs et à une validation explicite du Client ; ni la demande de clôture ni la résiliation n’effacent un envoi déjà effectué.

En cas de suspension commerciale après cinq jours d’impayé, QUICKLY DRIVE SRL organise avec le Client la clôture du mandat pour la fin du trimestre concerné par la suspension. La date de fin admissible est vérifiée dans MAHIS et les formalités sont accomplies par les personnes habilitées, avec information du Client et conservation de la notification. La suspension commerciale ne clôture pas automatiquement le mandat et ne transfère pas automatiquement les déclarations encore dues au Client ou à un successeur. Le guide MAHIS (§ 4.1.2) impose, lorsqu’une action a été réalisée durant un trimestre, l’exécution du mandat complet au moins jusqu’à la fin de ce trimestre ; le motif « employeur débiteur » concerne les possibilités de clôture tardive sous conditions, sans autoriser un arrêt immédiat. Les parties vérifient le cas applicable, les échéances et la transition ; le blocage technique de l’espace n’éteint pas ces obligations. La demande de clôture, sa date effective et sa notification sont documentées séparément. Un paiement régularisé ne rétablit pas un mandat clôturé ou non vérifié : son statut, ses périodes et ses justificatifs doivent être vérifiés avant toute reprise, avec validation explicite du Client pour chaque envoi.

Le Client demeure responsable de ses obligations d’employeur et de l’exactitude des informations qu’il valide. QUICKLY DRIVE SRL reste responsable de l’exécution diligente de la mission convenue et de ses propres manquements. Les délais de remise et de validation sont définis avant le début de la mission pour permettre le respect des échéances ; cette clause ne transfère pas à l’une des parties l’ensemble des responsabilités de l’autre.

5. Utilisateurs et sécurité des accès

Chaque utilisateur dispose de son propre compte. Le Client attribue les rôles adaptés, vérifie ses invitations et retire les accès devenus inutiles. Il ne partage pas de mot de passe, jeton ou clé d’API dans des pièces, tickets d’assistance ou messages non prévus à cet effet.

Le Client n’ajoute que des données qu’il est habilité à traiter, limite les données sensibles au besoin réel et informe les personnes concernées. Il ne tente pas de contourner les droits d’accès, d’extraire les données d’une autre flotte ou de compromettre le service. L’Éditeur applique les mesures de sécurité convenues dans le contrat RGPD et assiste le Client en cas d’incident.

Les parties signalent sans délai indu les accès suspects à leur interlocuteur désigné. Une suspension urgente peut être limitée aux accès nécessaires pour contenir un risque concret ; elle doit être proportionnée, motivée dès que cela peut être fait sans accroître le risque et levée lorsque sa cause est résolue.

6. Prix, facturation et durée

Le prix, la monnaie, les taxes, l’unité facturée, la périodicité, les fonctions incluses, la date de début et la durée sont exclusivement ceux du bon de commande accepté. Aucun prix n’est fixé par ce modèle. Un essai, une remise ou un engagement minimal doit être écrit et préciser sa fin et ses suites.

Le bon de commande indique si le contrat prend fin à son échéance ou se renouvelle, pour quelle période et comment empêcher ce renouvellement avec un préavis raisonnable. Aucune reconduction payante n’est déduite d’un champ laissé vide. Les modalités de résiliation et les éventuelles conséquences financières doivent être connues avant la commande, sous réserve des droits impératifs de réversibilité.

La facture précise l’échéance et le moyen de paiement convenus. Si la facturation Stripe est activée, les informations nécessaires sont traitées dans ce parcours ; l’Éditeur ne reçoit pas le numéro complet de carte de paiement par ce formulaire. L’activation technique de Stripe ne fixe pas le prix ni la durée du contrat.

Le Client peut signaler une facture contestée et ses motifs. Les parties examinent la contestation de bonne foi. Si cette modalité a été expressément acceptée, le premier refus de paiement non régularisé ouvre un délai de cinq jours d’accès complet ; un nouvel échec ne prolonge pas ce délai. La notification précise les montants concernés et la date de suspension. À son terme, l’espace commercial est suspendu, avec maintien de l’accès à la régularisation, à l’assistance et à l’export des données et documents disponibles pour les utilisateurs habilités. Les données omises de cet export font l’objet d’une remise complémentaire organisée avec l’assistance. Cette suspension ne doit pas empêcher abusivement la récupération des données et ne réalise pas la clôture administrative du mandat ONSS : celle-ci est organisée pour la fin du trimestre selon l’article 4 bis, sans extinction des obligations de transition. Aucun forfait de pénalité, intérêt conventionnel ou frais de sortie n’est créé par ce modèle.

7. Évolution du service et assistance

L’assistance est joignable à contact@flotiqo.com. Le Client décrit l’écran, la période, la référence et l’erreur, sans transmettre de secret ni de dossier inutile. Les horaires, niveaux de service et prestations d’accompagnement éventuellement achetés figurent au bon de commande ; aucune permanence 24 h/24 n’est déduite de l’accès au logiciel.

L’Éditeur peut corriger les défauts et adapter la sécurité ou la compatibilité du service. Il informe le Client des modifications significatives affectant les fonctions souscrites et, lorsque cela est raisonnablement possible, des maintenances ayant un impact prévisible. Une suppression substantielle de fonction, une hausse de prix ou une modification défavorable du contrat nécessite un accord ou un mécanisme de renouvellement expressément convenu permettant au Client de refuser sans pénalité liée à ce refus.

La modification de cette page ne vaut pas acceptation de nouvelles conditions. Les versions applicables sont identifiées et conservées avec les commandes.

8. Données, propriété intellectuelle et confidentialité

Le Client conserve ses droits sur ses données et documents. Il donne à l’Éditeur les seuls droits nécessaires pour exécuter ses instructions et fournir le service convenu. Ce droit n’autorise ni la vente des dossiers, ni leur exploitation publicitaire, ni leur utilisation pour entraîner un modèle général d’intelligence artificielle.

L’Éditeur conserve ses droits sur le logiciel et sa documentation, sous réserve des composants tiers. Pendant la durée convenue, le Client bénéficie d’un droit non exclusif d’utilisation pour ses utilisateurs autorisés. Cette clause ne limite pas les droits légaux d’interopérabilité ni la récupération de ses données.

Chaque partie protège les informations confidentielles reçues et ne les communique qu’aux personnes ou prestataires habilités, pour les besoins du contrat et sous obligation appropriée de confidentialité. Les divulgations imposées par la loi restent possibles ; la partie concernée informe l’autre lorsque la loi le permet et limite la communication au nécessaire.

9. Données personnelles

Pour les dossiers professionnels traités sur instruction du Client, les rôles, finalités, mesures de sécurité, sous-traitants, transferts et règles de fin de traitement sont précisés dans le contrat RGPD. Ses annexes doivent être complétées pour les fonctions et catégories de données effectivement utilisées.

La gestion par l’Éditeur de ses propres comptes clients, de sa facturation et de la sécurité du service relève de la notice de confidentialité. La résiliation d’un abonnement, la suppression d’un compte utilisateur et le sort des archives de société sont des opérations distinctes. La conservation légale du Client n’autorise pas une conservation indéfinie chez l’Éditeur sans instruction ou fondement applicable.

10. Fin du contrat et réversibilité

Le Client peut demander par écrit à contact@flotiqo.com la résiliation suivant sa commande, un changement de fournisseur, un retour vers son infrastructure ou l’effacement de ses données exportables. L’Éditeur vérifie l’autorité du demandeur et coordonne la sortie avec les interlocuteurs désignés ; aucune migration ni suppression d’une flotte entière n’est déclenchée par la consultation de cette page.

Pour le changement de service de traitement de données couvert par le règlement (UE) 2023/2854, le préavis de déclenchement ne peut dépasser deux mois. La transition intervient sans retard indu et au plus tard dans les trente jours calendaires après ce préavis. L’Éditeur apporte l’assistance raisonnable requise, maintient le service et la sécurité pendant la transition et coopère avec le Client et le destinataire autorisé. Le Client peut prolonger une fois la transition pour une durée adaptée à ses besoins.

Si cette transition est techniquement irréalisable dans le délai légal, l’Éditeur le justifie dans les quatorze jours ouvrables de la demande et propose une durée alternative n’excédant pas sept mois, avec continuité du service. Une difficulté administrative ou commerciale ne suffit pas à invoquer cette exception.

Les données restent récupérables pendant au moins trente jours calendaires après la transition convenue. Après la réussite du changement et l’expiration de cette période, ou d’une période ultérieure convenue, l’Éditeur efface les données exportables et actifs du Client, sous réserve des obligations légales précisément identifiées et du contrat RGPD. Si le Client choisit l’effacement sans migration, les parties organisent l’effacement et la fin du contrat conformément au règlement et aux instructions documentées.

Les catégories exportables comprennent les données fournies par le Client et les résultats et métadonnées liés à son utilisation : profils et habilitations exportables, revenus et activité, carburant, décomptes, pièces originales, écritures et déclarations conservées, salariés, prestations, contrats, bulletins, historiques, versions et propositions. L’annexe de sortie dresse l’inventaire exhaustif du périmètre réellement détenu, des formats et des moyens de remise avant acceptation de la commande. Les données des autres clients, mots de passe, secrets de sécurité de l’Éditeur et code source ne sont pas remis ; ces exclusions ne doivent pas faire obstacle à la portabilité des données du Client.

L’export disponible remet les données et documents effectivement conservés et pris en charge par le parcours, avec un inventaire des limites et éléments omis. Une DmfA préparée n’est ni une preuve de dépôt ni la garantie qu’un dossier du trimestre courant existe. Les éléments absents de l’archive, notamment en raison de leur taille ou de leur indisponibilité, sont à examiner avec l’assistance pour organiser une remise complémentaire. Le service n’est pas présenté comme disposant déjà d’un export automatique unique et exhaustif de toutes les archives. L’Éditeur doit organiser les interfaces et remises requises, dans des formats structurés courants et lisibles par machine pour les données concernées, avec les documents dans leurs formats disponibles. L’annexe distingue les moyens déjà testés des compléments à préparer.

Jusqu’au 11 janvier 2027 inclus, un éventuel coût de changement ne peut excéder le coût directement lié au changement et doit avoir été annoncé clairement avant la commande ; aucun coût non indiqué n’est dû au titre du présent modèle. À partir du 12 janvier 2027, aucun frais ne peut être imposé pour les actions de changement couvertes par le règlement. Les services supplémentaires réellement facultatifs demandés par le Client exigent un devis distinct accepté ; ils ne peuvent servir à facturer une obligation légale.

Le contrat prend fin à l’achèvement du changement ou, en cas d’effacement sans changement, à l’expiration du préavis applicable, selon les règles légales. Les factures légitimement dues et les obligations de confidentialité, de sécurité et de restitution subsistent dans la mesure nécessaire. Le maintien de copies imposé par la loi doit être justifié par catégorie, limité et protégé.

11. Responsabilité, inexécution et litiges

Chaque partie répond de ses manquements selon le droit applicable. Le Client doit pouvoir établir le dommage et son lien avec le manquement ; l’Éditeur ne peut se dégager de ses obligations essentielles en invoquant seulement l’origine tierce des données ou d’un prestataire. Aucun plafond général de responsabilité ni exclusion de faute grave ou intentionnelle n’est fixé par ce modèle.

Une partie qui constate une inexécution la notifie avec les éléments utiles et permet une correction dans un délai raisonnable adapté à sa gravité, sauf urgence ou inexécution justifiant légalement une résolution immédiate. Les recours et droits impératifs, notamment ceux des personnes concernées au titre du RGPD, restent applicables.

Un événement invoqué comme force majeure est apprécié selon le droit applicable. La partie empêchée informe l’autre, limite les effets et coopère pour reprendre l’exécution ; une panne ordinaire d’un prestataire ne constitue pas automatiquement une force majeure.

Le contrat est régi par le droit belge, sous réserve des règles impératives applicables. Les parties peuvent rechercher une solution amiable sans que cela empêche une action urgente, interrompe un délai légal ou interdise l’accès au juge. Les juridictions compétentes sont déterminées par les règles applicables. Une clause invalide n’écarte pas les autres clauses qui peuvent subsister légalement.

Annexe A — Bon de commande à compléter et accepter

Les champs suivants doivent être complétés avant un engagement payant. Un champ vide ne vaut ni accord, ni gratuité, ni engagement de durée. Les règles impératives et les obligations de réversibilité restent applicables.

Références officielles et documents prestataires

Consultés le 23 octobre 2026. Ces références éclairent le modèle ; elles ne prouvent pas l’acceptation d’un contrat prestataire ni une validation juridique de Flotiqo.